E-mail je u današnjici postao svakodnevni oblik komunikacije koji najčešće koristimo u poslovnim prilikama.
U nastavku donosimo nekoliko korisnih savjeta.
Kada se dvoumite oko odabira prave riječi za odjavu i završetak vašeg maila najbolje je u obzir uzeti kontekst. Ono što vrijedi za kolegu ili bliskog prijatelja, često nije prikladno za korištenje u strogim profesionalnim prilikama, s dalekim poznanikom ili s osobom koju prije nikad niste sreli. Evo nekoliko primjera najčešćih i isprobanih završetaka mail poruke za koje garantiramo da će ostaviti pozitivan dojam čitateljima tog maila.
Zašto je završetak maila toliko važan?
Završetak maila je posljednje što čitatelj pročita u vašoj poruci i on može biti motivirajući čimbenik u tome koliko će brzo čitatelj odgovoriti na vaš mail - ako odgovori uopće.
Zamislite da upustite u razgovor s novim poslovnim kontaktom na bitnom događaju. Jednom kada bi razgovor završio, vi se zasigurno ne bi ste okrenuli i otišli bez riječi pozdrava. To bi bilo nepristojno, ostavilo bi loš dojam i vjerojatno spriječilo buduće rasprave. Umjesto toga, vjerojatno biste rekli nešto poput:
„Bilo je tako lijepo upoznati vas! Molim vas, uzmite moju podsjetnicu. Nadam se da ćete mi se uskoro javiti!"
Zamislite zatvaranje e-pošte kao završetak razgovora. Upotrebom prijateljskog, pristojnog i profesionalnog jezika s jasnim pozivom na radnju, imate bolje šanse za pozitivan odgovor.
Evo nekoliko stvari koje morate imati na umu prilikom završavanja maila:
1. Upotrijebite svoje puno ime.
U završnici uvijek dodajte svoje ime i prezime, posebno u prvih nekoliko korespondencija. Na ovaj način vaš primatelj jasno prepoznaje vaš identitet i manje je vjerojatno da će vas pomiješati s drugim kontaktima koji imaju isto ime.
2. Budite profesionalni.
Upotrijebite kontekst razgovora kako biste odredili odgovarajući ton koji se koristi prilikom završetka maila. Ako šaljete mail nekome koga nikada niste sreli, pridržavajte se profesionalnog tona.
3. Odlučite je li završetak maila koji ste napisali prikladan.
Ako ste s nekim razmijenili tek nekoliko mailova, i dalje trebate paziti na detalje i profesionalizam, čak i ako su vaši razgovori postali ležerniji. Vrlo čest slučaj je taj da primatelj može proslijediti vaš mail drugima u organizaciji koji možda ranije nisu komunicirali s vama. Promišljen završetak maila na njih će ostaviti pozitivan dojam te će komunikaciju učiniti jasnom i jednostavnom za praćenje.
Iako je vrlo važno pažljivo sastaviti svaki dio mail poruke, često se pogubimo u odabiru prikladnih riječi za odjavu maila, pomoću kojih želimo ostaviti pozitivan dojam čitatelju.