Želite pretvoriti svoj popis obaveza u u potpunosti riješen i ispunjen popis obaveza? Postoji pravilan i krivi način da organizirate taj popis, kako biste bili sigurni da zaista ve i obavite na vrijeme bez stresa. Evo nekoliko načina kako to učiniti:
1. Planirajte unaprijed
Kad god je to moguće napravite svoj popis obaveza jedan dan unaprijed. Pokušati ga "sklepati" u žurbi ujutro, znači da ćete zasigurno nešto preskočiti ili zaboraviti. Radije to učinite na miru dan prije uvečer. Isto tako, ostavite mjesta za "tekuće" obaveze koje možete dodati kako vam iskrsnu u toku dana. Krenite od najvažnijih sastanaka i obaveza, a obavezne stvari morate navesti na samom vrhu popisa.
Koristite format koji vam najviše odgovara. Neke žene preferiraju korištenje elektronskih pomagala (laptop, pad, smartphone), neke druge rokovnik, a treće običan blok ili papir. Kako god bilo, pobrinite se da je popis na jednoj stranici, jer je tako preglednije i uočljivije i da ga možete nositi sa sobom gdje idete.
2. Prioriteti, prioriteti
Obaveze i zadatke poredajte po važnosti. Obaveze koje mogu pričekati također moraju biti navedene, ali s manjim prioritetom od najvažnijih stvari.Možda nećete sve stići u istom danu, ali uvijek postoje obaveze koje imaju veći prioritet koje zaista morate obaviti taj dan. Ako je moguće, pokušajte za pojedine zadatke odrediti vremenski okvir – točno vrijeme nije uvijek najbitnije, ali zadati okvir će vam pomoći da sve obavite na vrijeme. Ako ste svjesni da bolje funkcionirate u određenom dijelu dana, najvažnije stvari zabilježite za taj period.
Foto: nuttakit / FreeDigitalPhotos.net
Veće projekte podijelite na manje cjeline i obaveze prije nego ih zabilježite. Primjerice "kreiranje marketinške kampanje za klijenta" ne spada na listu, umjesto toga nabroijte komponente koje morate napraviti da biste postili taj cilj. Ovo će vam pomoći da projekt lakše i brže obavite.
Nemojte previše ulaziti u detalje. Umjesto da individualno nabrajate sve osobe kojima morate odgovoriti na mail ili poziv (osim ako nije riječ o nečem zaista bitnom), na popis obaveza biste trebali zapisati samo – "odgovori na mailove i pozive".
Bez obzira na to što zapišete i kako to poredate, vaš popis obaveza je neupotrebljiv ako ga ignorirate i ne držite ga se. Isto tako, vi možda imate ambiciozne planove za neki dan, ali budite realistični i uključite samo ono što zaista možete obaviti i napraviti u datom vremenu.
3. Otvoren ili zatvoren
Kako dan napreduje, moguće je da ćete morati dodavati nove stavke na popis. Osim ako nije riječ o nečem jako bitnom, prebacite to na popis za idući dan. Zatvoren popis je onaj koji napišete večer prije i držite ga se – ne dodajete ništa na njega u toku dana. Vaš fokus je na dovršavanju današnjeg popisa. Otvoreni popis generalno znači počinjanje s nekakvim "fluidnim" okvirom kojem dodajete i oduzimate obaveze manje važnosti – dodajete rješavanje mailova, poziva i sastanaka kako se pojavljuju. U ovom slučaju pripazite da ne preopteretite taj svoj otvoreni popis.
Naslovna foto: Rawich / FreeDigitalPhotos.net