Najvažnija aktivnost voditelja, menadžera i vlasnika poduzeća je delegiranje poslova. Vi ste, kao menadžer zaduženi napraviti posao preko drugih.
Delegiranje poslova na druge je vrlo bitna poslovna aktivnost, koja utječe na produktivnost i tijek poslovanja. No delegiranje ne mora nužno biti samo povezano s poslom. Tu vještinu možete primjenjivati i na članove obitelji, prijatelje i kolege npr. kod obavljanja kućanskih poslova, organizacije raznih proslava i slično.
Ovdje ćemo vam dati nekoliko ideja koje će vam pomoći kod delegiranja poslova.
Mnogi voditelji vjeruju da njihovi djelatnici imaju previše posla. Stoga oklijevaju oko podjele dodatnih zadataka. To je pogrešno!
Ne trebate suditi o tome što je druga osoba sposobna napraviti. Podijelite svoj plan delegiranja poslova s djelatnicima koji će dobiti zadatke. Recite im da se drže prioriteta na listi zadataka.
Svaki tjedan provjeravajte što su učinili, a što nisu te što planiraju napraviti idući tjedan. Ako se ne izvršavaju bitni zadaci, poradite na svojoj ulozi poslovnog trenera, podijelite te zadatke drugima ili zaposlite novu osobu koja će odraditi te zadatke.
Vaša je najveća greška ne dozvoliti svojim djelatnicima obavljanje dodatnih zadataka iz kojih mogu nešto naučiti i rasti. Vaš cilj bi trebao biti izučiti ih tako da vas mogu zamijeniti. Tako ćete imati više vremena za poslove vodstva.
Planirajte zajedno s djelatnicima
Sjednite sa svojim djelatnicima i zajedno isplanirajte raspodjelu aktivnosti. Ovako ćete odmah odgovoriti na pitanja, odrediti termine, objasniti što se očekuje. Bez ovakvog sastanka, postoji mogućnost pojave nesporazuma ili nejasnoća.
Sve zapišite
Pisanjem oblikujete misli, a tako možete napraviti ono što treba i postići prave rezultate. Detaljno raspravite i zapišite sljedeće:
- određene i detaljne opise zadataka
- koristi za vas i vašeg djelatnika
- potrebna znanja da bi se dovršio zadatak
- metode praćenja izvršavanja zadatka
- raspored izvješćivanja o tijeku rješavanja zadatka
- ovlasti i odgovornosti vezane uz zadatak
- odredite granice i situacije kad je potrebno vaše uplitanje
Praćenje zadataka
Odredite raspored za potrebnu edukaciju, izvještavanje o tijeku obavljanja zadatka i konačnim rezultatima. Radi li se o zadatku koji se redovito ponavlja, a kako bi se što više oslobodili brige oko toga, odredite točno:
- u kojim se situacijama treba tražiti vaše odobrenje
- kad vas se treba odmah obavijestiti o izvršenom poslu
- koje izvještaje treba slati na dnevnoj/tjednoj/mjesečnoj bazi o tijeku zadatka.
Često delegiranje poslova može voditi neželjenim rezultatima ili nezadovoljavajućoj kvaliteti posla. No ovo se može znatno ublažiti pažljivim planiranjem i dogovaranjem zadataka. A tada ćete uživati u koristi koju imate od učinkovitog delegiranja poslova.