U poslu kao i u životu važno je znati što su vam prioriteti, a što potpuno nevažne stvari. Isto tako važno je znati i iskoristiti vrijeme koje nam je dano. Svatko na svijetu – Bill Gates, Oprah Winfrey i vi imate istu količinu vremena na raspolaganju: 60 sekundi u minuti, 60 minuta u satu, 24 sati u danu i 168 sati u tjednu.
Vrijeme ne možete sačuvati i nije važno koliko ga zapravo imamo, već kako ga koristimo. Dobro „upravljanje“ vremenom znači definiranje prioriteta i pametno raspoređivanje aktivnosti.
3 pravila efikasnog „upravljanja“ vremenom:
1. Nemojte se dovoditi u nemoguće situacije
2. Definirajte prioritete
3. Izbjegavajte sve što odvlači pažnju i „zamućuje“ vaš fokus
Nemojte se dovoditi u nemoguće situacije
Nemojte upasti u zamku preopterećnosti. Nemojte si nakopati previše posla koji nećete moći odraditi i još uz to i sve svakodnevne obaveze. Budite svjesni svojih mogućnosti i realistično, bez precjenjivanja (koje na kraju neće nikome koristiti) ocijenite koliko možete odraditi
Neka vrijeme bude vaš prijatelj, a ne neprijatelj. Prvo odradite najvažnije zadatke i sve posvetite tome. One manje važne zadatke, ako je potrebno, ostavite na neko vrijeme dok se ne pozabavite bitnijim pitanjima.
Definirajte prioritete koristeći metodu triju popisa
Svako „upravljanje“ vremenom započinje s planiranjem. Prvo planirajte posao, a onda odradite svoj plan. Koristite popise kako biste odredili prioritete, planirali aktivnosti i mjerili napredak.
Popis #1 – Tjedni kalendar
Počnite voditi tjedni kalendar. Na njega napišite sve činm se bavite kako biste lakše isplanirali vrijeme – radne zadatke, kućanske obaveze, sportske aktivnosti, obroke, vrijeme za odmor... Ako je moguće i posao vam to dozvoljava, isplanirajte radne zadatke u ono vrijeme kada imate najviše koncentracije. Budite fleksibilni i prilagođavajte raspored prema potrebi. Raspored uvijek imajte pri ruci kako biste bili sigurni da znate što vam točno slijedi.
Popis #2 – Dnevna lista obaveza
Napišite sve što morate tog dana obaviti, sve sitne zadatke i obaveze. Uključite i manje važne stvari kao što su shoping ili odlazak kod frizera. Ovaj popis je podsjetnik, koristite ga kako biste poredali dnevne prioritete i smanjili brigu oko toga što sve uopće morate napraviti. Popis nanovo napišite svakog jutra ili večeri, kada nešto obavite prekrižite to s popisa.
Popis #3 – Ciljevi i druge stvari
Ovo mogu biti jedna ili dvije liste, mjesečni ili dugoročni popis. Na njega napišite sve što morate obaviti u nekom dužem periodu. Što sve želite postići u idućem mjesecu ili godini? Što trebate kupiti i štedjeti za to? Ovaj popis koristite kao podsjetnik na sve obaveze koje vas čekaju. Cilj ovog popisa je da razvijete dugoročne ciljeve.
Izbjegavajte sve što odvlači pažnju
Vrijeme je dragocjeno. No toliko ljudi ga troši bez veze, time što „zaglave“ u jednoj ili više od slijedećih loših navika:
- Kampanjstvo – odgađanje obavljanja važnih poslova i zadataka
- Dopuštanje da vas trenutna kriza potpuno preuzme, toliko da sve ostalo potpuno zapostavite
- dopuštanje gubitka koncentracije i gubljenje fokusa od važnih zadataka
- televizija, telefoni i prijatelji – koje koristite kako biste izbjegli posao koji morate napraviti
- emocionalne blokade – dosada, sanjarenje, stres, krivnja, ljutnja i frustracija smanjuju koncentraciju
U svim ovim slučajevima, prvi korak je prepoznavanje problema i njegovo rješavanje. Koristite popise prioriteta kako biste fokusirali svoju pažnju. Pokušajte s pozitivnim riječima samoohrabrenja. Kako biste izbjegli „ometače“, povucite se u osamu kada nešto radite, isključite mobitel ili barem ton.
Vrijeme je naš navredniji komoditet