Jedan od najvećih faktora koji utječe na uspjeh organizacije poslovnog eventa je iskustvo stečeno na prijašnjim angažmanima. Postoje neke stvari koje možete naučiti samo kroz iskustvo. To je upravo razlog zašto neke organizacije radije angažiraju poduzeća koja se bave event managementom, kako bi zagarantirali uspješan i bezbrižan poslovni događaj.
Nabrojat ćemo nekoliko kritičnih grešaka koje bi u svakom slučaju trebali izbjeći ukoliko sami organizirate poslovni event, te kako ih izbjeći.
Više vremena za planiranje
Čak i ako vaš poslovni event traje samo dan ili dva, potrebne su opsežne pripreme prije samog događaja. Sve aktivnosti bi trebali unaprijed isplanirati, svi sudionici bi trebali potvrditi svoj dolazak, a prostorije i opremu trebate unaprijed pripremiti. Naravno, uvijek se preporuča da uzmete više vremena za planiranje događaja, tako da vas ni jedna situacija ne bi ulovila nespremnima.
Nemojte žuriti sa aktivnostima
Zbog budžeta i vremenskih rokova, mnogi se eventi organiziraju u brzini zbog kratkog perioda održavanja, bez vremena za odmor ili rekreaciju. Zbog toga se event pretvara u stresni doživljaj, umjesto ugodnog vikenda. Ovo poništava svrhu održavanja poslovnog eventa, a to u prijevodu znači da se pretvara u bacanje novca.
Držite piće pod kontrolom
Iako većina zaposlenih očekuje alkohol kao dio paketa, bilo bi pametno da izbjegnete alkohol za vrijeme poslovnih događaja. Mnoga su poduzeća ovo naučila na teži način, kada su im se pijani radnici počeli nedolično ponašati za vrijeme eventa, ometajući pritom druge sudionike. Nadalje, bilo kakav team building koji se sastoji od fizičkih aktivnosti nakon ispijanja alkohola može postati rizičan zbog opasnosti od ozljeđivanja sudionika.
Ostavite nešto novca sa strane za dobrog animatora
Uvijek je dobro angažirati dobrog animatora za uspješan i ugodan event. Uistinu, dobar animator posjeduje potrebne vještine za aktiviranje svih sudionika i njihovo sudjelovanje u pripremljenim aktivnostima. Njegove komunikacijske vještine i znanja vezana za team building pomoći će da se ostvari svrha poslovnog susreta.
Agažiranje profesionalaca za organizaciju eventa
Pronalaženje mjesta održavanja poslovnog događaja može biti naporan zadatak. Ulaganje vremena i resursa potrebnih da se organizira event mogu se pokazati izazovnim, osobito ako sve treba organizirati unutar određenih rokova. Unajmljivanjem usluga firmi koje se bave event managementom, poduzeću se može jamčiti da će poslovni događaj biti dobro organiziran, tako da oni mogu usmjeriti svoje vrijeme i energiju na druge aspekte poslovanja.
Dobra stvar jest da je tržište profesionalnog organiziranja konferencija i poslovnih događaja postalo prilično konkurentno. To znači da možete izabrati između više poduzeća, od kojih će vam većina moći ponuditi uslugu u cijelosti prilagođenu vama i vašem poduzeću. Hoteli i vlasnici konferencijskih dvorana najčešće besplatno pružaju uslugu organizacije. Ovo će vam naravno uštedjeti vremena i novaca, kad je u pitanju organizacija poslovnog eventa.
Bez obzira koliko će gostiju prisustvovati vašem događaju, kakva oprema vam je potrebna, te kako izgleda vaš vremenski raspored svega, ovakva uslužna poduzeća imaju potrebnu stručnost i kontakte koji će pomoći u ostvarenju specifičnih zahtjeva koje imate. Pa ipak, bitno je da se raspitate kod nekoliko različitih poduzeća za event management, koji prate što se dešava na tržištu i imaju određenu reputaciju. Ovim ćete se osigurati da nećete primiti lošiju uslugu ili da će vas “preveslati” jer nemate iskustva.
Najbolji organizatori poslovnih događaja će vam moći ponuditi lokaciju, pregovaranje sa dobavljačima i rezervaciju usluga koje su vam potrebne i to ne samo na domaćim već i na međunarodnim lokacijama. Još jedna prednost korištenja poduzeća za event management jest da ćete kroz cijelu pripremu kontaktirati samo sa jednom osobom i jednim poduzećem. Ovo će vam olakšati mnoge probleme sa kojima bi se mogli susresti u procesu organizacije poslovnog događaja.